Wat is payroll?
Payroll betekent dat je een deel van het werkgeverschap gaat uitbesteden aan een derde partij. Jij blijft feitelijk werkgever, maar het payrollbedrijf wordt juridisch werkgever. Je leent dus een werknemer die in loondienst is van een payroll bedrijf en betaalt daar een vergoeding voor.
Jij behoudt de leiding van je bedrijf en selecteert je werknemers, hun uurlonen en hun werktijden.
Het payroll agency gaat letterlijk payrollen en neemt de financiële administratie alsook de uitbetaling van de lonen volledig over.
Alle wettelijke verplichtingen van de werkgever komen ook in handen van het payroll bedrijf. Dimona aangifte, verzekeringen, werkpostfiches, pensioenbijdrages,…
Payroll is in België een uitstekende manier om te genieten van de vele voordelen die verbonden zijn aan het inschakelen van tijdelijke en flexibele werknemers, zonder de risico’s en administratieve lasten te moeten dragen. Zeker voor KMO’s in sectoren als logistiek, horeca en evenementen vormt het een grote meerwaarde.
Wat zijn de voordelen van payrolling?
Voordelen van payrolling voor de werkgever
Je bespaart veel tijd aan administratie en weet dat alles steeds goed geregeld is door een payroll professional.
Risico’s eigen aan werkgeverschap zoals ziekte en ontslag zijn niet voor eigen rekening.
Je geniet van een enorme flexibiliteit en kan snel en eenvoudig tijdelijk personeel inschakelen.
Je hebt geen loonkosten wanneer een medewerker niet komt opdagen, je betaalt enkel voor effectief gewerkte uren.
Een payroll contract is zeer geschikt tijdens een proefperiode; het laat je toe om mogelijke vaste medewerkers zonder risico’s te evalueren vooraleer je ze vast in dienst neemt.
Je kan kiezen uit dag-, week- en maandcontracten.
Voordelen van payrolling voor de werknemer
Je kan makkelijker aan de slag in een moeilijk arbeidsklimaat en/of kan zeer laagdrempelig gaan bijverdienen.
Je weet dat je op regelmatige tijdstippen uitbetaald wordt, ook al is je baas niet de meest stipte persoon.
Je kan flexibel en/of voor een korte tijd geld verdienen zonder gebonden te zijn door een vast contract.
Je hebt officiële contracten dus je bouwt alle rechten en voordelen op, ook buiten een vast dienstverband.
Je papierwerk is in orde, ook al wordt je de dag zelf nog gevraagd om de eerste keer voor een werkgever te werken.
Wat zijn de nadelen van payrolling?
De nadelen van payrolling voor werkgevers zijn eerder beperkt
Wanneer een payroll bedrijf geen transparante kostenstructuur hanteert kan een factuur onverwacht hoog oplopen en voor een onaangename verrassing zorgen
De flexibiliteit van payrollen en de beperking van risico’s brengen natuurlijk een meerprijs met zich mee; uiteindelijk betaal je wel iets meer per uur in vergelijking met een vaste werknemer
Wanneer payrolling via een uitzendbureau loopt kan het zijn dat kwalitatieve medewerkers ook bij andere bedrijven voorgesteld worden, aan de slag gaan en misschien zelfs vast aangenomen worden
Soms is het wegens kantooruren van fysieke uitzendbureaus moeilijk om nog op het laatste moment de administratie in orde te maken
De nadelen van payrolling voor werknemers zijn vooral verbonden aan het tijdelijke karakter van de contracten.
Je hebt minder werkzekerheid, zeker in geval van dag- en weekcontracten
Je werkgever heeft geen opzegtermijn en je kan dus zeer kort dags ontslagen worden en je inkomen verliezen
Omdat je geen vast contract hebt voel je mogelijk minder verbondenheid met je feitelijke werkgever
In tegenstelling tot in Nederland zijn in België de bepalingen rond vakantiedagen, pensioen, anciënniteit, ziekteverzekeringen, etcetera sterk gestandaardiseerd. Het risico dat je als werknemer voordelen misloopt doordat je werkgever kiest voor het goedkoopste payrollbedrijf is dus beperkt.
Wat maakt Seal een flexibel payroll bedrijf?
Ten eerste is het platform is overal beschikbaar. Zolang je een toestel met internettoegang hebt kan je platform van Seal gebruiken. Nog snel extra personeel inplannen op weg naar een werklocatie is super simpel.
Verder kan je 24/7 aan de slag met Seal. Je hoeft dus nooit te wachten tot een fysiek uitzendbureau opent en/of tot er een afspraak beschikbaar is. Geef gewoon de nodige informatie door via de gestroomlijnde interface van het platform en wij brengen automatisch alles in orde achter de schermen. Geen zorgen over inspecties.
Indien nodig zijn onze sterk opgeleide payroll professionals ter beschikking voor ondersteuning. Ze zijn volledig op de hoogte van de wetgeving rond de arbeidsmarkt en verloning kunnen je dus gericht bijstaan met al je vragen.
Ten slotte kan je laagdrempelig contact opnemen en communiceren met werknemers dankzij de app voor je personeel en de chatfunctie. Beschikbaarheden opvragen, contracten opstellen, versturen, en laten goedkeuren door werknemers kan allemaal met enkele klikken.
Overzicht van alle payroll diensten van Seal
Bij Seal Jobs kan je in België terecht voor een brede selectie aan payroll diensten
Schrijf je tijdelijk personeel in bij Seal Jobs en geniet van een flexibele, voordelige oplossing. Wij verzorgen alles: contracten, werkpostfiches, financiële administratie, verzekeringen, dimona aangifte, uitbetalingen. Heb je al een sociaal secretariaat of uitzendbureau? Geen probleem, je kunt je payroll nog steeds bij Seal onderbrengen.
Schrijf je tijdelijk personeel in bij Seal Jobs en geniet van een flexibele, voordelige oplossing. Wij verzorgen alles: contracten, werkpostfiches, financiële administratie, verzekeringen, dimona aangifte, uitbetalingen. Heb je al een sociaal secretariaat of uitzendbureau? Geen probleem, je kunt je payroll nog steeds bij Seal onderbrengen.
Schrijf je tijdelijk personeel in bij Seal Jobs en geniet van een flexibele, voordelige oplossing. Wij verzorgen alles: contracten, werkpostfiches, financiële administratie, verzekeringen, dimona aangifte, uitbetalingen. Heb je al een sociaal secretariaat of uitzendbureau? Geen probleem, je kunt je payroll nog steeds bij Seal onderbrengen.
Hoe ziet een payroll overeenkomst er uit?
Bij een payroll overeenkomst zijn er drie betrokken partijen die een driehoeksverhouding aangaan:
Het payroll bedrijf of uitzendbureau: het bedrijf dat de uitzendkracht aanwerft om deze ter beschikking te bestellen van de gebruiker, met oog op het uitvoeren van tijdelijk werk.
De uitzendkracht: de werknemer die een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid afsluit met het payroll bedrijf, om ter beschikking te worden gesteld van een gebruiker.
De gebruiker (van payroll dienstverlening) of klant: het bedrijf dat een beroep doet op een payroll bedrijf om tijdelijk over een werknemer te kunnen beschikken.
Op juridisch vlak volgen er hieruit twee payroll overeenkomsten:
- Een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid tussen de uitzendkracht en het payroll bedrijf
- Een commerciële overeenkomst of de klant-leverancier relatie tussen de gebruiker en het payroll bedrijf.
Tussen uitzendkracht en gebruiker wordt geen contract afgesloten.
Tijdens de duur van de uitzendopdracht blijft het payroll bedrijf de enige juridische werkgever van de uitzendkracht – niet de gebruiker bij wie de arbeid wordt verricht.
Wel draagt het payroll bedrijf tijdens de uitzendopdracht de uitoefening van het feitelijke werkgeversgezag over aan de gebruiker. Het is dus de gebruiker die aan de uitzendkracht instructies geeft rond het werk dat moet worden uitgevoerd.
Ook is het de gebruiker die gedurende de periode waarin de uitzendkracht bij hem werkt, instaat voor de toepassing van de regels over de arbeidsduur en de arbeidsveiligheid zoals die gelden op de plaats van het werk.
Hoe verloopt de samenwerking tussen HR & payroll?
De samenwerking tussen HR (human resources) en payroll wordt vooral getekend door bepaalde overlappende rollen en taken.
De focus van HR ligt op werving en selectie, begeleiding en opleiding, en beoordeling en beloning van medewerkers.
Het takenpakket van payroll is meer toegespitst op de praktische tewerkstelling, loonadministratie en de uitbetaling van lonen.
Er zijn dus duidelijke raakvlakken en overlappingen tussen beide domeinen. Bijgevolg is een goede samenwerking van groot belang, ook al is dit historisch gezien zelden het geval.
Het is interessant voor HR om advies te vragen aan payroll professionals over de wetgeving rond de arbeidsmarkt, extralegale voordelen en compensaties.
Dit kan de taak van HR enorm vergemakkelijken tijdens onderhandelingen bij een nieuwe aanwerving, of een opslag als gevolg van een positief evaluatiegesprek.
Zeker tijdens een uitzonderlijke periode zoals de corona crisis komt de parate kennis van goed-opgeleide payroll consultants van pas.
Nodig ze mee uit aan tafel om te helpen beslissingen te maken rond bijvoorbeeld thuiswerken en ergonomie, woon-werkvergoedingen, of het opnemen van opgespaarde vakantiedagen.
Als zelfstandige of kleinere onderneming heb je misschien geen toegewijde HR verantwoordelijke.
In dat geval kan een extern payroll agency de rol van HR deels vervullen en ook hun “harde” kennis naar “zachte” adviezen doorvertalen.
Ook selectie en werving wordt in sommige gevallen verzorgd door payroll bedrijven.
Vooral uitzendbureaus zetten sterk in op het rekruteren van medewerkers die voor (verschillende) klanten ingezet kunnen worden.
Inhouse HR-medewerkers van klanten kunnen zo eenvoudiger een finale keuze maken uit vooraf gescreende kandidaten.
Bij Seal hebben we een pool van duizenden gescreende kandidaten die op zoek zijn naar hun volgende tijdelijke job.
Je kan bijstand vragen aan onze payroll consulenten, maar ook zelfstandig via het platform vacatures openstellen.
Door de kandidaten bladeren met behulp van uitgebreide filteropties is ook mogelijk.
Wat kost payroll?
De kost van payroll wordt meestal berekend aan de hand van een vast coëfficiënt boven op het uurloon.
Deze berekening ziet er zo uit: uurloon (10 euro) * coëfficiënt (1.8) = kost van payroll (18 euro)
Dit coëfficiënt bevat alle kosten gelinkt aan de verplichtingen van de juridische werkgever, de kosten voor het uitvoeren de administratie, alsook een (kleine) winstmarge voor het payroll bedrijf.
De waarde van dit coëfficiënt is afhankelijk van twee hoofdzaken. Het statuut van de tijdelijke werknemer enerzijds en het volume van gepresteerde uren anderzijds.
Voor een student verschilt dit coëfficiënt van ongeveer 1,12x tot 1,45x.
Bij een bediende kan je eerder rekenen op een coëfficiënt van 1,65x tot 2x.
Concreet voorbeeld: een tijdelijke werknemer gaat onder een uitzendcontract werken als administratieve werkkracht. Deze persoon krijgt een uurloon van 13 euro. Een statutair bediende die onder een interessant paritair comité valt brengt het coëfficiënt op 1,9x. Maar omdat er voor enkele maanden fulltime gewerkt wordt, daalt de kost als gevolg van het volume en wekelijkse contracturen.
Uiteindelijk krijgen we een coëfficiënt van 1,75x.
De kost om deze persoon via payroll te werk te stellen is dus:
13€ * 1,75 = 22,75€ per uur
Een belangrijke bemerking hierbij is dat deze prijs een cumulatieve eindkost per uur vertegenwoordigd. Hierin zit alles:
- brutoloon
- alle heffingen
- RSZ
- dimona kosten
- kosten sociaal secretariaat
- kosten voor verzekeringen
- bijdrage vakantiegeld
- marge van payroll agency of uitzendbureau
De klant van een payroll bedrijf zal dus niet voor onverwachte kosten of bijkomende facturen komen te staan. Dit kan wel het geval zijn bij een sociaal secretariaat dat bijvoorbeeld eerst de factuur stuurt voor de verloning, vervolgens de kosten voor de financiële administratie, nog wat later de kosten van het vakantiegeld, en zo verder.
Payrollen maakt het dus eenvoudiger om een duidelijk overzicht te behouden op de totale én aankomende kosten. Dit draagt bij tot het behouden van een goede cashflow en balans in de boeken.
Wat is het verschil tussen payroll en uitzendbureau?
De termen uitzendbureau en payroll bureau worden vaak uitwisselbaar gebruikt en het statuut als werkgever is ook identiek.
Toch zijn er enkele belangrijke verschillen, en dit zeker in het geval van een slimme, digitale payroller zoals Seal Jobs.
Primaire focus: een uitzendbureau is voornamelijk toegespitst op werving en selectie. De payroll dienstverlening legt dan weer de nadruk op het ontzorgen van de werkgever, zodat deze maximaal kan focussen op het succesvol leiden van zijn of haar zaak.
Voorbereidend papierwerk: dit loopt bij een uitzendbureau via de payroll consultant en de werknemer. Bij het smart payroll platform van Seal verloopt dit digitaal en automatisch.
Snelheid en flexibiliteit: bij een uitzendbureau van je afhankelijk van beschikbaarheid van de consulent, de kantooruren en de kantooruren. Bij Seal payroll kan je contracten maken en versturen waar en wanneer je wilt, met een enkele klik of tap.
Het platform geeft je volledige transparantie over de beschikbaarheid van je werknemers en de status van de uitzendcontracten.
Selectie en werving: door de focus van uitzendbureaus op selectie en werving van tijdelijk personeel bestaat de kans bestaat dat jouw ingeschreven werknemers ook aan andere werkgevers voorgesteld worden, met als mogelijk gevolg verlies van beschikbaarheden of zelfs vaste indienstname bij je concurrenten.
Bij Seal payroll kan je rekenen op exclusiviteit van de werknemers in jouw werknemerspool. Wij hebben onze eigen poule van flexibele werknemers die ingeschakeld kunnen worden.
Kosten: uitzendbureaus rekenen vaak een meerprijs door om de kosten van fysieke kantoren en selectie en werving te dekken. Seal zorgt juist door een verlaging van kosten door het slim inzetten van technologie en automatisatie.
Wie is werkgever bij payroll?
Het payroll bedrijf of uitzendbureau is de officiële, juridische werkgever bij een payrollconstructie.
Dit omdat het payroll bedrijf een arbeidsovereenkomst heeft met de werknemer, en een commerciële overeenkomst met de klant of gebruiker.
Tussen de werknemer en de klant bestaat er geen wettelijke overeenkomst. Desondanks blijft de klant of gebruiker de feitelijke wetgever, zoniet zou een vlotte samenwerking zeer moeilijk worden.
De feitelijke wetgever bepaalt het uurloon, de werktijden en werkduur, en het type werk dat de werknemer verricht.
Dit maakt een payrollconstructie uitermate geschikt voor ondernemers die volledig willen focussen op het goed voeren van hun zaak, zonder zich daarbij zorgen te maken over al het papierwerk en de kleine regeltjes.
Welke CAO hoort bij payroll?
Payroll heeft geen specifieke collectieve arbeidsovereenkomst (CAO), daarom volgt het payroll bedrijf of uitzendkantoor altijd de CAO van de klant.
Als payroll medewerker heb je dus recht op alles beschreven in de CAO van de onderneming van je opdrachtgever. Denk aan:
- Loonschalen / barema’s
- Een eventuele 13e maand
- Vakantiedagen
- Verlofregelingen
- Opleidingsregelingen
- Dezelfde doorbetaling van loon bij ziekte als medewerkers in vaste dienst
Heeft de onderneming van je opdrachtgever geen CAO? Dan val je onder de sectorale CAO die van toepassing is.
Het is dus belangrijk voor zowel opdrachtgever als payroll medewerker om een payroll bedrijf te kiezen dat goed op de hoogte is van CAO’s en wetswijzigingen.
Zo vermijd je mogelijke legale problemen of betwistingen tussen de feitelijke werkgever en tijdelijk personeel.
Nood aan een payroll agency?
Ontdek Seal Jobs: digitale payroll diensten aan een voordelige prijs. Payroll is simpel met Seal.